Bir iş süreci, bir kurum ya da ticari işletmede çalışanların örgütsel bir hedefi gerçekleştirmek için günlük olarak gerçekleştirdikleri faaliyetlerin bütününü ifade eder. Başka bir deyişle süreç, bir talebi belirli bir hedefe ulaştırmak için çalışanların neyi nasıl yapacağını temsil eder. 

Yazılım Geliştirme iş süreci, talebin tüm değişkenlerini, anlık koşulları ve tüm istisnalarını kapsamalıdır. Süreç, çalışanların her istisnai durumda nasıl davranacağı, nasıl karar vereceği ve süreci nasıl ilerleteceğinin işlemsel karşılığını içermelidir.

Unutmayın;

İş süreci analizi de bir iş sürecidir.

BAŞLARKEN

– PROJENİZE BİR İSİM VERİN

İsim önemlidir. İnsanların kolayca anlayacabileceği ve hatırlayacağı sayısal olmayan bir kod olmalıdır. İsim projeye bir şahsiyet kazandıracak, projenin tanıtımına, çalışanların projeyi içselleştirmesine ve benimsemesine yardımcı olacaktır. İsimlerdirme, özel bir isim olacağı gibi bir kaç kelimeden oluşan olumluluk içeren kelimelerle(İyi, Mutlu, Artı, Mavi, Genç, Hedef, Yüksek, Toplam, Hızlı vb. gibi) güçlendirilmiş projenin doğasına uygun kelimelerden de seçebilirsiniz.

“Homeros”, “Yeni Müşteri”, “Yüksek Verim”, “Hızlı Teslim”

– PROJENİN HEDEFİNİ BİR CÜMLEDE TANIMLAYIN

Projenin tek maddelik anayasası niteliğinde ulaşılmak istenen hedefi tanımlayın. Tanımlamanızı süreç adımlarıyla ilişkilendirmeyin. Bir iş süreci analizinde iş akışlarının yani süreç adımlarının değişebileceğini, yenilerinin eklenebileceğini ya da gereksiz olduğuna karar verilen adımların tamamen kaldırılabileceğini unutmayın.

– BİR PROJE EKİBİ OLUŞTURUN

Bir projenin başarısı, proje analiz çalışmalarının başarısıyla doğru orantılıdır. Üç temel esasa ve güçler ayrılığı ilkesiyle; Zaman-Kalite-Maliyet konularında mümkün olduğunca ayrı kişileri görevlendirin.

– YOL HARİTASI OLUŞTURUN (ROAD MAP)

Başarılı bir proje için yapacağınız çalışmaların belirlediğiniz zaman planına uygun olarak yürütülmesi çok önemlidir. Zaman planı başlama bitirme aralığı mümkün olduğunca kısa olmalıdır. Gecikmelerin hem maliyet hem de projenin kalitesine etkisi büyük olacaktır. İş birimlerinin ve projede görevli kişilerin sıkılmasına yol açacak ve çalışma isteklerine etki edecektir. 

ANALİZ EDERKEN

– İŞ BİRİMLERİ VE KİLİT ÇALIŞANLARLA RÖPÖRTAJ YAPIN

Süreç hakkında iş birimleri ve yöneticilerle görüşmeler yapın. Görüşmeler için planlanmış zamanlar ayırın. Onlara ne yaptıklarını ve nasıl yaptıklarını sorun. Süreç içerisinde bilgiye nasıl ulaştıklarını, işlerini yaparken ne tür kararlar verdiklerini ve sürecin bir sonraki adımı için ne tip çıktılar ürettiklerini belirleyin. Kullandıkları kaynak belgelerin ve ürettikleri çıktıları belgelemelerini isteyin. 

Çalışanlardan kendi işi yaparken sürecin yetersiz olduğu noktaları belirtmelerini isteyin. Yetersizliklerin nasıl giderileceği konusunda öneriler isteyin. 

– İŞ SÜRECİNİN HER ADIMI İÇİN İŞ AKIŞI ŞEMASI OLUŞTURUN

İş akışı şemaları bir işin nasıl yürüdüğünü görmek için mükemmel bir araçtır. İş akışının şemalarla görsel hale getirilmesi algılamayı güçlendirecektir. Süreçteki verimsizliklerin tespit edilmesini, çözüm üretilmesini ve üretilen çözümler için iş akışında yapılacak değişikliklerin yapılmasını daha kolay hale getirecektir. 

İş akış şemelarının çalışanların işini yapmaları için gereken tüm adımları ve bu adımlarda kendi sürecini tamalamak için izlemesi gereken yol ve prosedürleri içermelidir.

– ÇOK KATILIMLI BEYİN FIRTINASI TOPLANTILARI DÜZENLEYİN

İş süreçleri bir çok farklı iş birimini yani departmanı ilgilendiren konuları içerir. Geniş katılımlı beyin fırtınası toplantıları yapmak sürecin iyileştirilmesine önemli katkılar sağlayacaktır. Faklı departmaları etkileyen verimsizliklerin giderilmesi için iş birimleri ile yapılan röpörtajlarda edinilen bilgilerin doğrulanması sağlanacaktır.

Yaptığınız röpörtajlarla topladığınız bilgi ve belgeleri katılımcılarla paylaşıp geri bildirim istemelisiniz. Geri bildirimler sürecin analinizi için önemli ek bir rehber görevi görecektir.

Beyin fırtınası toplantıları, bir iş sürecinde iyileştirmeler ve değişiklikler yapmanın temelini oluşturur. Burada edinilecek bilgilerle sürecin basitleştirilmesi, hızlandırılması, yürütme maliyetinin düşürülmesi ve günün sonunda müşteriye verilecek hizmetin kalitesinin arttırılmasına etki edecektir. 

Şu önemli noktayı unutmayın;

Analiz sürecine katılanların fikirleri kim olduğuna titrine bakılmaksızın değerlendirmeye alınmalıdır. Yaratıcı fikirlerin çıkmasını sağlamak için bir analiz toplantısına katılanların mevki ve yetki şapkalarını dışarda bırakmaları çok önemlidir.

– İŞ SÜREÇLERİNİN ANALİZİ VE İYİLEŞTİRİLMESİNİN SÜREKLİLİĞİNİ ÇALIŞANLARA ANLATIN.

İş süreci analizinin bir kez yapılan bir şey olmadığını, işiniz devam ettiği sürece devam ettirilmesi gereken bir görev olduğunu kabul edilmesi çok önemli bir yaklaşım olduğu herkes tarafından bilinmesi gerekir.

– BÜYÜK FOTOĞRAFI ÇIKARIN VE SUNUN

Analiz için yaptığınız röportaj ve toplantılarda topladığınız bilgileri bir araya getirin. Sürecin adımlarını birbirine bağlayın. Ana iş akış şemesını çıkarın. Uygulanması için gereken ihtiyaçları için tahmini maliyet tablosu oluşturun ve bir zaman planı yapın.  

Mümkün olduğunca geniş katılımlı bir sunum yapın. Bu iş sürecinde ki yeniliklerin ve değişikliklerin herkes tarafından bilinmesini ve bir nevi onayının alınmasını sağlayacaktır. Çalışan ve sürece katkıda bulunanların projeyi içselleştirmesi, sahiplenmesi ve motivasyonunun artmasını sağlayacaktır.

YAZILIM PROJESİNİ GELİŞTİRİRKEN

– ZAMAN ZAMAN PROJENİN İLERLEYİŞİ HAKKINDA PAYLAŞIMLARDA BULUNUN

Projenin geliştirilmesi zaman alacaktır. Bu süre boyunca süreçte görevi olanların gelişmeleri izlemesini sağlayın. Ara ara gelişmeler hakkında bilgiler verin. Bu hatalı ya da verimsiz geliştirmelerin yol yakınken farkedilmesini sağlayacaktır. Ayrıca uygulamaya başlarken daha az eğitim ihtiyacı ile çalışanların daha hızlı adaptasyonunu sağlayacaktır.

UYGULAMAYI DEVREYE ALINKEN

 – GENİŞ KATILIMLI BAŞLANGIÇ TANITIMI YAPIN

Bir başlatma toplantısı düzenleyin. Sadece ilgili departmanların katılımıyla değil, diğer departmanlarında katılımını sağlayın. Proje ekibi, projeye katıkısı bulunan çalışanlar ve projeyi gerçekleştiren teknik ekibi tanıtın. Yaptıkları katkılardan ve gösterdikleri performanslardan bahsedin. Projenin Kalite, Zaman ve Maliyet açısından kazandıracaklarını anlatın.

Bu çalışanlar arası güven duygusunu geliştirecek yeni proje ve çalışmalar için motivasyonu ve ekip ruhunu güçlendirecektir.